E-Mail ist eine Form der Kommunikation (Mitteilung, Verständigung). Und Kommunikation zwischen Menschen sollte einerseits Informationen übermitteln, andererseits aber auch Kontakt pflegen und Spaß machen. Damit das funktioniert, sind Konventionen und Regeln notwendig, die einerseits zwar einschränken, andererseits diese Form des Austausches aber reizvoll machen, ja überhaupt erst ermöglichen. Es ist wie mit der Grammatik in unserer Sprache. Natürlich schränkt sie uns ein (z.B. in der Wahl von Wortendungen und Wortreihenfolgen). Aber wir brauchen sie, um uns untereinander verständlich zu machen und Missverständnisse zu vermeiden.
Hier kommen nun ein paar (teils technische, teils taktische) Prinzipien und Tipps für das Verfassen von E-Mails. Oft werden sie als Netiquette bezeichnet und sollen zum Gelingen der Kommunikation im Internet beitragen.
Eine E-Mail besitzt normalerweise 3 Felder für Adressen:
An (oder auch To = Adressat), Cc (Carbon copy = Kohlepapier-Durchschlag, Kopie) und Bcc (Blind carbon copy = unsichtbarer Kohlepapier-Durchschlag, Blindkopie).
Obwohl alle Adressaten, die in einem der drei Felder stehen, die Mail erhalten, haben die Felder unterschiedliche Verwendungszwecke. Ins An-Feld tragt Ihr diejenigen Empfänger ein, die Eure Mail unmittelbar angeht, für die Ihr sie also geschrieben habt. Ins Cc-Feld gehören Empfänger, die die Nachricht zu Informationszwecken (also zur Kenntnisnahme) ebenfalls erhalten sollten. Das Besondere am Bcc-Feld ist schließlich, dass dort eingetragene Adressen für alle anderen Empfänger unsichtbar bleiben. Auch untereinander erhalten Bcc-Empfänger keinen Hinweis darauf, wer außer ihnen noch im Bcc-Feld stand.
An dieser Stelle ein Tipp für E-Mails, die Ihr an viele Adressen gleichzeitig versenden möchtet: Am besten lasst Ihr das An-Feld entweder leer oder adressiert die Nachricht an Euch selbst. Die eigentlichen Empfänger-Adressen packt Ihr dann allesamt ins Bcc-Feld. Das ist umso sinnvoller, wenn sich die einzelnen Empfänger untereinander gar nicht kennen. Ihr selbst seid ja vermutlich auch nur mittelmäßig begeistert, wenn Eure Mailadresse unter lauter wildfremden Leuten mit zweifelhaften Absichten verteilt wird.
Übrigens: Bei einigen Mailprogrammen ist das Bcc-Feld standardmäßig ausgeblendet und muss bei Bedarf erst noch aktiviert werden.
Der Betreff (Subject) einer E-Mail muss kurz, aber sehr aussagekräftig sein. Er sollte klare Rückschlüsse auf den Inhalt der E-Mail zulassen. Beispiel für einen schlecht gewählten Betreff: "Vortrag". Gutes Gegenbeispiel: "Diavortrag Weltreise Do. 13. Juli". Alternativ kann er auch lustig oder geheimnisvoll klingen und Neugier wecken. Beispiel: "Voraussichtlicher Weltuntergangstermin".
Der Inhalt einer Mail sollte prägnant, informativ und gut strukturiert sein. Auch eine gewisse Unterhaltsamkeit schadet meistens nicht. Nehmt Euch ein kleines bisschen Zeit! Versetzt Euch beim Schreiben in den Leser! Ein verwirrender Textaufbau, verkorkste Satzstellung und fehlende Buchstaben im Text beeinträchtigen nicht nur die Lesbarkeit und Einprägsamkeit einer E-Mail, sondern suggerieren oft auch die Bedeutungslosigkeit des Inhalts und Achtlosigkeit des Autors. Mit einer ausgefeilten E-Mail könnt Ihr dem Leser dagegen Eure Wertschätzung zeigen.
Wichtig: Wenn Ihr Veranstaltungen ankündigt, denkt an die fünf unerlässlichen W-Informationen: Wer veranstaltet was wann wo für wen? Zudem gehören natürlich auch eventuelle Eintrittspreise in die Einladung.
Eine E-Mail lässt sich meist als purer Text oder im HTML-Format verfassen. Sobald Ihr individuelle Schriftarten, fettgedruckte Passagen, Bilder, Hintergrundfarben usw. direkt in die E-Mail einbaut, wird sie im HTML-Format verschickt. Leider stellt nicht jedes E-Mail-Programm Nachrichten im HTML-Format so dar, wie Ihr das eigentlich bezweckt habt. Im schlimmsten Fall kommen Eure E-Mails dann unlesbar beim Empfänger an.
Nichtsdestotrotz hat sich das HTML-Format im Laufe der Jahre etabliert. Aus gutem Grund. So lassen sich Inhalte besser strukturieren, Grafiken an einer sinnvollen Stelle im Text platzieren und Informationen ansprechender aufbereiten. Bitte vergesst aber nicht, dass es auf Übersichtlichkeit ankommt und eingebaute Bilder die Größe der E-Mail massiv verändern! Ein ansprechendes Layout rechtfertigt keine Mailgröße über 1 Megabyte.
Ob Ihr eine E-Mail nun im Text- oder HTML-Format verfasst, bleibt in vielen Fällen eine Gretchenfrage. Gebt aber im Zweifelsfall dem reinen Textformat den Vorzug.
Viele Mailprogramme bieten die Möglichkeit, die Dringlichkeit einer E-Mail festzulegen. Diese Einstellung zeigt sich beim Empfänger meist in Form eines Ausrufezeichens neben der Nachricht im Falle hoher Priorität oder einem kleinen Pfeil nach unten bei niedriger Priorität. Ohne Euer Zutun hat eine E-Mail "normale Priorität" und wird nicht durch ein Symbol hervorgehoben. Traut Euch ruhig, von dieser Funktion Gebrauch zu machen! Aber: Markiert niemals eine E-Mail als dringend, die für die Empfänger eigentlich gar nicht so dringend ist! Nachrichten mit hoher Priorität bleiben für Notfälle reserviert!
Bitte benutzt keine unnötigen Anhänge (Attachments)! Nicht selten kann man den Inhalt eines Anhanges genausogut in die Mail selbst kopieren. Abgesehen davon, dass sich je nach Situation ein Anhang oft gar nicht öffnen lässt, vergrößern Anhänge die E-Mail normalerweise auch noch enorm. Nicht jeder verfügt aber über eine schnelle Internetanbindung! Wenn ein Anhang wirklich sinnvoll ist, bedenkt bitte, dass sich fast alle Dateien (auch Bilder und Word-Dateien) wirkungsvoll komprimieren lassen (Zip, PDF etc.)! Wenn Ihr nicht wisst, wie das geht, fragt bitte jemanden, der sich damit auskennt! Ein 20-Megabyte-Foto im Anhang ist im Normalfall völlig indiskutabel! Als Richtwert kann eine maximale Anhangsgröße von etwa 5 MB gelten.
Achtet bei Anhängen außerdem darauf, dass sie möglichst plattformunabhängig sind, sich also auf verschiedenen Betriebssystemen und in unterschiedlichen Programmen öffnen lassen. Beispielsweise solltet Ihr eine Textdatei ohne Bilder nicht unbedingt in Microsofts DOC- oder DOCX-Format verschicken, sondern lieber im kompatibleren ODF- oder RTF-Format. Für eine Datei mit Bildern eignet sich dagegen PDF am ehesten.
Beim Beantworten (Reply) und Weiterleiten (Forward) von E-Mails gilt: Zitiert den originalen Text, wo es sinnvoll ist! Entfernt aber überflüssigen Text, vor allem größere Sammlungen von Empfängeradressen, überlange Signaturen und vom Provider angehängte Werbung! Selbstverständlich darf bei zitierten Passagen der Wortlaut nicht geändert und der ursprüngliche Zusammenhang nicht verfremdet werden.
Wenn Ihr die E-Mail eines anderen korrigiert, den originalen Textkörper aber größtenteils beibehaltet, werden zwei Dinge nötig: Damit die Empfänger Eure Nachricht nicht als versehentliche Wiederholung wahrnehmen, solltet Ihr erstens das Stichwort "Berichtigung" oder "Korrektur" vor den bisherigen Betreff setzen. Zweitens müsst Ihr die veränderten Stellen im Text kenntlich machen.
Vorsicht beim Weiterleiten von persönlichen (d.h. an eine einzelne Person adressierten) E-Mails ohne Einwilligung des Verfassers! Seid Ihr nicht der eigentliche Adressat, verletzt Ihr damit das Briefgeheimnis. Aber auch in vielen anderen Fällen macht Ihr Euch damit beim Absender womöglich nicht gerade beliebt. Also vorher anfragen!
Leitet Kettenbriefe und Massenmails nicht einfach an alle Adressen aus Eurem Adressbuch weiter! Selbst scheinbare Hilferufe, Viruswarnungen und Unterschriftensammlungen sind meist Fälschungen. Genauer informieren könnt Ihr Euch über solcherlei böse Scherze und Betrügereien z.B. unter Hoax-Info.de
Bitte haltet Euer Mitteilungsbedürfnis per E-Mail im Zaum! Schreibt nur wenige, wohl überlegte Mails, da sie sonst keiner liest. Die Neugier der Empfänger sinkt mit der Anzahl von E-Mails vom selben Absender. Damit möchte ich nicht der Vergesslichkeit das Wort reden, deretwegen manch wichtige Information gar nicht erst an alle Interessenten verteilt wird. Aber Masse überfordert schnell und erweckt nicht selten den Eindruck von Belanglosigkeit. Fasst lieber mehrere Themen zu einer Mail zusammen und weist in Betreff und/oder Einleitung deutlich darauf hin! Achtet darauf, keine E-Mail mehrfach abzusenden und einen ggf. nötigen Anhang schon beim ersten Mal mitzuschicken ;-)
Mittlerweile hängen viele Provider an das Ende Eurer E-Mails automatisch Werbung an. Wenn Ihr technisch einigermaßen versiert seid, könnt ihr das vermeiden, indem Ihr die Mails nicht über die Webseite des Anbieters verschickt, sondern stattdessen über eine gute E-Mail-App auf Eurem Gerät (Thunderbird, FairEmail etc.). Von einigen Mailprogrammen, z.B. Thunderbird, gibt es sogar portable Versionen, die sich vom USB-Stick aus betreiben und so auch problemlos an einem fremden PC einsetzen lassen. Eure E-Mails wirken dann etwas persönlicher und professioneller.
Das hat übrigens den netten Nebeneffekt, dass Euer Mail-Provider Eure Interessen und Surfgewohnheiten nicht so gut ausspionieren kann.
Normale E-Mails sind vergleichbar mit Postkarten und können auf dem Weg zum Empfänger mitgelesen, gespeichert, ausgewertet und sogar inhaltlich verändert werden. Für deutlich mehr Privatsphäre und Sicherheit sorgt eine gute Verschlüsselung. Bei der Übermittlung vertraulicher Informationen ist sie in jedem Fall unverzichtbar. Bewährt hat sich hierfür der geniale OpenPGP-Standard.
Das wirksame Verschlüsseln von E-Mails ist grundsätzlich unter allen Betriebssystemen möglich, setzt aber ein bisschen Vorbereitung voraus. Ein schöner Einstieg in dieses spannende Thema ist das 4-minütige Video Der digitale Briefumschlag von Linus Neumann und John F. Nebel oder das 3-minütige Heinlein-Video Wie funktioniert E-Mail-Verschlüsselung mit PGP?.
Zur Erstellung eines eigenen PGP-Schlüsselpaares empfehle ich die quelloffene Software GnuPG oder - unter Android - die quelloffene App OpenKeychain.